Offre d’emploi : assistant·e administratif·ve

Nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve qui jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre structure à taille humaine (6 collaborateur·trice·s). La personne que nous recherchons assurera un support administratif et logistique indispensable au bon fonctionnement du BSI, en contact étroit avec les membres de l’équipe, dans un environnement sociable, convivial et orienté vers des projets liés à Bruxelles. Les tâches sont variées et les activités du BSI représentent une opportunité de développement si vous êtes curieux·se.

 

Missions essentielles 

Mission 1 :

Soutenir l’équipe dans son fonctionnement de tous les jours

• Appuyer et soutenir l’équipe dans certaines tâches (bons de commande, mailings, organisation d’événements, etc.) 
• Assister le·la responsable communication dans la tenue du site web (WordPress)
• Gérer les agendas des réunions
• Réserver des locaux, assurer la logistique des réunions
• Préparer les événements BSI – réserver des salles, coordonner la logistique
• Accueillir les participants aux événements BSI
• Diffuser les informations aux organisations-partenaires
• Assurer le suivi administratif des décisions des instances de gouvernance du BSI
• Assurer le suivi du courrier postal et des courriels de l’organisation 
• Organiser le bureau (commander du petit matériel de bureau, garder une vue sur les stocks…) 
• Être prêt·e à apporter un soutien à l’équipe et aux activités du BSI, y compris pour des tâches non spécifiquement mentionnées dans cette liste

Mission 2 : 

Gérer et organiser la comptabilité du Brussels Studies Institute (BSI)

• Effectuer les commandes du BSI et en assurer le suivi
• Interagir avec les gestionnaires de comptes au service financier de l’ULB
• Gérer et centraliser les documents comptables et leurs justificatifs
• Effectuer un relevé régulier des dépenses et des recettes

Mission 3 :

Préparer le reporting (rapports d’activités annuels) des activités du Brussels Studies Institute (BSI)

• Mettre à jour les listes et fichiers de suivi du BSI (ex. registres des activités, listes de diffusion, publications liées à Bruxelles, mentions du BSI dans la presse). 
• Préparer des informations synthétisées pour les présenter clairement

 

Profil 

• Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en Sciences humaines et sociales, administration, communication, économie et gestion, ou tout domaine apparenté pertinent pour la fonction.  
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales : 

Requises :

• Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams, Dropbox)
• Une parfaite maitrise du français est requise. Une bonne compréhension du néerlandais est un grand atout. Idéalement vous pouvez travailler dans un environnement bilingue (FR-NL)
• La connaissance de l’environnement universitaire est un atout

Souhaitées :

• Intérêt pour Bruxelles, ses réalités, ses actualités et ses enjeux.

Connaissances et compétences spécifiques : 

Requises :

• Maitrise des applications pour la planification de réunions (Doodle, framadate, …) et pour la gestion de données d’inscription (Google Forms, …).

Souhaitées :

• Une expérience dans la gestion des comptes et commandes est un atout. Une expérience avec le logiciel SAP est également un atout.
• La connaissance de la plateforme WordPress (sur laquelle est hébergée le site internet du BSI) est un atout.

Qualités requises :

• Capacité à gérer efficacement son temps, à organiser son travail et à identifier les priorités de façon autonome (capacité à travailler de façon indépendante et attitude pro-active), capacité à gérer les priorités
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteur·trice·s (académiques, chercheurs, gestionnaires de dossiers au sein de l’université, interlocuteurs externes, …), contact aisé avec les partenaires et prestataires varié·e·s par écrit et à l’oral
• Capacité à travailler de manière autonome tout en faisant partie d’une équipe
• Capacité d’adaptation et flexibilité dans les tâches à réaliser
• Sens des responsabilités
• Capacité à prendre des initiatives pour améliorer la gestion quotidienne du bureau
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Volonté d’apprendre

 

Nous offrons 

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
• Une formation permanente
• Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
• Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

 

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