La Faculté de Philosophie et Sciences sociales – B.S.I recrute: 

Un.e Assistant.e administratif.ive pour un CDD à mi-temps de 6 mois (éventuellement renouvelable à plein-temps)

Attention, pour postuler il faut passer par l’ULB: https://efficy.ulb.ac.be/EFFICY.DLL/guest?app=ULBRH&page=Publ.htm&kpubl=1474

Contexte :

• Poste à pourvoir au sein du Brussels Studies Institute (BSI), le consortium interuniversitaire (plurilingue) produisant et diffusant des connaissances sur Bruxelles.
• Le/la collaborateur.trice assurera la gestion administrative des activités quotidiennes du BSI, implanté sur le Campus Solbosch de l’ULB. Il s’agit notamment d’accueillir et de fournir l’aide indispensable aux académiques et chercheurs qui travaillent avec le BSI, dans leurs interactions avec les services administratifs et comptables des universités mais également avec des acteurs externes tels que des administrations, des centres de recherche, ou encore des institutions culturelles.

Mission 1 :

• Accueillir et informer les professeurs visiteurs, les chercheurs et stagiaires sur les modes de fonctionnement de l’Institut et des Universités, réglementation, procédures…)
• Gérer les différentes bases de données (liste des membres, listes de diffusion, fiches des projets…)
• Assurer le suivi administratif des diverses conventions et des décisions du bureau et du conseil d’administration
• Assurer le suivi du courrier postal et des courriels…

Mission 2 :

• Offrir un support logistique à l’équipe du BSI et aux chercheurs travaillant sur ses contrats : réserver les locaux, gérer les agendas des réunions et assurer la logistique de celles-ci
• Rédiger les procès-verbaux des réunions
• Assurer la réservation de transports et d’hébergements
• Diffuser les informations aux partenaires des projets….

Mission 3 :

• Effectuer les commandes de l’Institut et assurer le suivi de la comptabilité des projets
• Interagir avec le gestionnaire des comptes des services financiers et du personnel de l’ULB et assurer le suivi des imputations comptables
• Gérer et centraliser les documents comptables et leurs justificatifs
• Effectuer un relevé régulier des dépenses et recettes…

Profil :

• Etre titulaire d’un Bachelier utile à la fonction : secrétariat de direction, comptabilité…
• Les candidatures présentant un diplôme supérieur à celui requis ne pourront pas être retenues.

Connaissances et compétences requises :

• Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Dropbox, Outlook, Google forms…)
• Une parfaite maîtrise du français est requise.
• Une bonne compréhension du néerlandais est un atout.
• Une expérience dans la gestion des comptes et commandes est un atout.

Qualités souhaitées :

• Capacité à gérer efficacement son temps, à organiser son travail et à identifier les priorités de façon autonome (capacité à travailler de façon indépendante et attitude proactive)
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs (académiques, chercheurs, gestionnaires des dossiers de l’université, extérieurs…)
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation et flexibilité dans les tâches à réaliser
• Sens des responsabilités

Politique d’égalité des chances :

• La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
• Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
• Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
• Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.

Type de contrat: CDD recherche contractuelle

Campus: Solbosh

Date limite de réception: 6 janvier 2020

Temps de travail: mi-temps