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Agenda

Engagement d’un collaborateur.trice administratif.ve (à temps plein)

Contexte :

  • Poste à pourvoir dans le courant du mois de septembre 2019 au sein du Brussels Studies Institute (BSI), le consortium interuniversitaire (plurilingue) produisant et diffusant des connaissances sur Bruxelles.
  • Le/la collaborateur/collaboratrice assurera la gestion administrative des activités quotidiennes du BSI, implanté sur le Campus Solbosch de l’ULB. Il s’agit notamment d’accueillir et de fournir l’aide indispensable aux académiques et chercheurs qui travaillent avec le BSI, dans leurs interactions avec les services administratifs et comptables des universités mais également avec des acteurs externes tels que des administrations, des centres de recherche, ou encore des institutions culturelles.

Fonction :

  • Accueillir et informer les professeurs visiteurs, les chercheurs et stagiaires sur les modes de fonctionnement de l’Institut et des Universités (réglementation, procédures…), gérer les différentes bases de données (liste des membres, listes de diffusion, fiches des projets…), assurer le suivi administratif des diverses conventions et des décisions du bureau et du conseil d’administration, assurer le suivi du courrier postal et des courriels….
  • Offrir un support logistique à l’équipe du BSI et aux chercheurs travaillant sur ses contrats : réserver les locaux, gérer les agendas des réunions et assurer la logistique de celles-ci, rédiger les procès-verbaux des réunions, assurer la réservation de transports et d’hébergements, diffuser les informations aux partenaires des projets….
  • Effectuer les commandes de l’Institut et assurer le suivi de la comptabilité des projets. Interagir avec le gestionnaire des comptes des services financier et du personnel de l’ULB et assurer le suivi des imputations comptables. Gérer et centraliser les documents comptables et leurs justificatifs. Effectuer un relevé régulier des dépenses et recettes…

Profil :

  • Titulaire d’un bachelier (graduat 3 ans) (par ex. secrétariat de direction, comptabilité …) ou équivalent.
  • Barème : ULB PATGS 22/4, 0.5 à 1.0 ETP (contrat à durée déterminée, jusqu’au 28.02.2022, renouvelable) (une évaluation intermédiaire interne est prévue après quelques mois).

Connaissances et compétences requises :

  • Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Dropbox, Outlook, Google forms…)
  • Une parfaite maîtrise du français est requise. Une bonne compréhension du néerlandais est un atout.
  • Une expérience dans la gestion des comptes et commandes est un atout.

Qualités souhaitées :

  • Capacité à gérer efficacement son temps, à organiser son travail et à identifier les priorités de façon autonome
  • Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs (académiques, chercheurs, gestionnaires des dossiers de l’université, extérieurs…)
  • Capacité d’adaptation et flexibilité dans les tâches à réaliser
  • Sens des responsabilités

En pratique:

  • Envoi de votre CV accompagné d’une lettre de motivation à Serge Jaumain, président du Conseil d’administration du BSI par courriel (jaumain@ulb.ac.be & info@bsi.brussels) avant le 30.09.2019.
  • Les candidat.e.s s dont le profil paraît le mieux convenir au poste seront convoqués à un entretien et à un test pratique.

Date

19 Sep 19

Heure

de 12:00 à 12:00

Tarif

Lieu

Brussels Studies Institute (BSI)

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